Algumas empresas realmente acreditam que realizar muitas reuniões de trabalho durante a semana é sinônimo de produtividade. Na verdade, esse é um erro grosseiro.
É um paradoxo: planejar o trabalho a ser realizado consome mais tempo do que fazer o próprio trabalho atualmente. E isso beira ao óbvio, pois preparar qualquer coisa demora MUITO MAIS TEMPO do que a sua execução.
Fica mais simples para entender quando ilustramos dessa forma: você leva um mês para preparar uma festa que, no dia, dura pouco mais de cinco horas (no melhor dos cenários).
E nem precisava de uma Microsoft para mostrar isso para todo mundo.
Reuniões mais atrapalham do que ajudam
Alguns executivos culpam o trabalho remoto e o home office pelo tempo gasto em reuniões, mas essa é uma desculpa esfarrapada de quem quer escravizar os funcionários.
O problema do gasto de tempo desnecessário nesse planejamento já existia antes da pandemia, mas pouco se discutia sobre o assunto.
Tudo o que o trabalho remoto fez foi evidenciar um problema que está mais relacionado à complexidade das empresas e da economia atual do que ao local onde o funcionário está.
Outra questão que o trabalho remoto levanta em questionamento (e que o modelo presencial esconde) é a função dos profissionais que são chamados de “trabalhadores de colarinho branco”.
Sabe os executivos engravatados que ganham altos salários e que estão na empresa para dar ordens para os funcionários de postos menores?
Então… com o trabalho remoto, a função desses caras é fazer reuniões através da tela do notebook. E isso já é visto por muitos como uma redução de sua posição a meros mensageiros.
No final das contas, alguns postos de comando dentro das empresas poderiam ser completamente descartados, já que são profissionais que ganham muito apenas para transmitir informações dentro de uma empresa…
…algo que pode ser feito por um e-mail, ou pelo Discord.
Mais reuniões, menos trabalho efetivo
De acordo com o relatório WFH Research da Universidade de Stanford, o percentual de trabalho remoto quadruplicou desde 2019, o que também aumentou o tempo gasto em reuniões.
Os dados podem reforçar a teoria que demoniza o trabalho remoto, mas o aumento do número de reuniões nas empresas já vinha ocorrendo antes da crise sanitária global de 2020 e do home office se tornar algo tão popular como é hoje.
O grande problema não está no local onde as pessoas trabalham, mas sim no maior volume de reuniões que acontecem durante o horário de trabalho.
Estudos mostram que os trabalhadores estão ocupando toda a sua jornada de trabalho das 9h às 17h apenas em reuniões, e precisam trabalhar à noite para realizar suas tarefas.
Na prática, os funcionários são menos produtivos porque as empresas estão deslocando a jornada laboral de todo mundo para o que hoje é conhecido como “hora extra” que, em muitos casos, se transforma em trabalho não remunerado, sob o pretexto do “você está em home office”.
Além disso, as grandes empresas estão ficando cada vez mais complexas em suas estruturas, e os processos empresariais adicionaram várias camadas de planejamento e execução.
E para organizar tudo isso… reuniões. E mais reuniões.
Hoje, qualquer decisão importante precisa ser consensuada por diferentes departamentos, gerando o que foi chamado de “Imposto de Coordenação”. Todas as empresas estão pagando um alto preço pelo crescimento de estruturas burocráticas, e virou o “novo normal” colocar a culpa no trabalho remoto para justificar a maior ineficiência organizacional.
Por fim, nem toda a culpa pelo aumento das reuniões deve ser colocada nas costas dos grandes executivos com visões limitadas sobre as estruturas de suas empresas.
A cultura empresarial de dar voz aos funcionários também contribui para o aumento do tempo gasto em reuniões, pois é necessário ouvir mais opiniões por um tempo maior.
De qualquer forma, existem formas de evitar reuniões desnecessárias, como sugerido por empresas como Shopify e Amazon.
Deixar o processo de discussão mais enxuto e objetivo é a principal missão dos gestores estratégicos, o que é algo complexo, mas tangível.