Bill Gates é uma das pessoas mais ricas do mundo, e só por isso já vale a pena escrever sobre ele. Mas não é só isso. Ele ficou bilionário porque é uma das mentes mais brilhantes da história. Assim, fica fácil concluir que ele converteu toda a genialidade dele em dinheiro. E todo mundo pode (e deve) aprender como ele como podemos ser bem-sucedidos na vida.
Gates tem uma regra para organizar a sua rotina que ele seguiu ao longo da vida, e a existência deste artigo em si é um claro sinal que esse método funcionou. Ele sempre se preocupou em não ser uma vítima da diluição de prioridades e, por conta disso, acabou desenvolvendo esse truque de gestão de tempo.
É algo tão simples e, ao mesmo tempo, tão eficiente, que qualquer pessoa pode adotar em sua vida.
Compreendendo melhor o fenômeno de diluição de prioridades
O fenômeno de diluição de prioridades não é coisa de workaholic ou de pessoas paranoicas. É algo que a ciência define como a capacidade de completar tarefas em um ritmo frenético durante todo o dia e, ainda assim, seguir procrastinando em boa parte do tempo.
Se você parar para pensar, a grande maioria de nós, meros mortais, agimos dessa forma e estamos familiarizados com esse comportamento. Passamos o dia realizando tarefas que acreditamos que que são urgentes, mas nunca encontramos o tempo para realizar aquelas tarefas ou atividades que realmente são importantes em nossa rotina.
Bill Gates reconhece que se sentia pressionado a preencher cada minutos do seu dia com o trabalho para ficar com a falsa sensação de produtividade. Porém, na prática, era apenas o trabalho ditado pelas necessidades de terceiros ou pequenas emergências cotidianas, e não as verdadeiras prioridades que poderiam fazer a diferença no seu trabalho.
E agora que compreendemos o que tirava o sono de Bill Gates, vamos começar a compreender o que devolveu a tranquilidade ao CEO da Microsoft, em um sistema que pode ser resumido em quatro simples cubos.
Explicando a Técnica dos Quatro Cubos
Bill Gates decidiu dividir as suas horas de trabalho disponíveis em quatro cubos, onde ele dedicava 25% do seu tempo para cada um deles. O objetivo final era garantir que o seu tempo conseguia se ajustar aos objetivos previamente determinados.
Caso a sua agenda de compromisso se desviava dessa distribuição de tempo, ele se certificava em ajustar essas janelas de horários e tempos distribuídos para atender de forma justa a cada uma das demandas. Ele basicamente criou um sistema onde era possível ser proativo na hora de estabelecer prioridades, criando um mecanismo para não perder o foco para esses objetivos.
Em termos práticos, o truque dos quatro cubos de Gates é algo que outros executivos normalmente utilizam em suas respectivas rotinas, em sistemas similares com formatos e mecânicas diferentes. Alguns profissionais codificam a agenda por cores no lugar dos cubos, onde ao associar uma cor para cada tipo de tarefa ficava mais fácil visualizar se a agenda de compromissos estava o desviando de determinados objetivos.
Para os dois métodos, a essência é a mesma: antes de deixar que o mundo determine a sua agenda de compromissos, pare, se dê um tempo e, de forma proativa, decida como você gostaria de dividir o seu tempo.
No caso de Bill Gates, a escala era mais ou menos assim (em livre tradução):
- O que eu QUERO fazer > PRIORIZE
- O que eu TENHO que fazer > AGENDE
- O que eu PRECISO fazer > REGISTRE (ou deixe em uma lista de tarefas futuras)
- O que eu POSSO fazer > ELIMINE (o quanto antes) OU PRIORIZE
É tão simples assim?
Em teoria, sim.
A simplicidade está no conceito geral. Você não precisa de um coach profissional para entender o conceito dos quatro cubos de Bill Gates. No máximo de alguém traduzindo as palavras em cada cubo, que foi o que eu fiz neste artigo.
O grande problema é que o método de Gates é muito mais tangível para aquelas pessoas que podem gerenciar o próprio tempo, pois são donas do próprio negócio ou grandes executivos mesmo. Para quem está empregado ou precisa responder a um patrão, não pode se dar ao luxo de gerenciar o tempo dessa forma com tanta facilidade.
Mesmo assim, dá para aplicar esse sistema de quatro cubos dentro da rotina laboral, mesmo que você esteja trabalhando para alguém. Se a sua rotina de trabalho conta com 8 horas diárias de atividades profissionais, é sim possível separar em duas horas para prioridades, duas horas para compromissos agendados como reuniões e palestras, duas horas para aquelas tarefas que ficaram em lista e as últimas duas horas para outras atividades que podem ou precisam ser eliminadas porque estão pendentes.
E é um método bem interessante para ser adotado em outros campos, como o estudo e a organização pessoal. Fica mais fácil se disciplinar neste sistema e, dessa forma, se manter produtivo sem aquela sensação que estamos procrastinando quando poderíamos estar descansando.
É uma forma diferente de encarar a nossa relação do trabalho com o tempo.